VeiligWerk verwerkt uw persoonsgegevens. VeiligWerk treedt hierbij op als verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gegevens die wij van u registreren zijn:
Wij bewaren de verstrekte gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze gebruiksvoorwaarden en SaaS- overeenkomst tussen Essent Bewust Veilig en VeiligWerk genoemde doeleinden te bereiken. Wij hanteren de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar, afhangend van de gegevens en documenten. Gegevens worden binnen 60 dagen van het systeem verwijderd wanneer het gebruik van de opdrachtgever van VeiligWerk (uw werkgever / opdrachtgever) stopt.
In overeenstemming met de van toepassing zijnde Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijn wij – als jouw werkgever - verplicht je te informeren over de verwerking van persoonsgegevens in verband met je arbeidsrelatie en de privacy rechten die je hieromtrent hebt. Deze privacy verklaring is ook gedeeltelijk van toepassing op jouw nabestaanden en kinderen.
Wij verwerken persoonsgegevens die je ons verstrekt in het kader van je arbeidsrelatie. De persoonsgegevens worden gebruikt om de arbeidsrelatie te beheren en te beëindigen en tevens de afhandeling van de loonadministratie. In het bijzonder gaat het om de in bijlage 1 bis onderaan deze privacy verklaring vermelde persoonsgegevens en die verwerken wij voor de doeleinden die in bijlage 1b worden beschreven.
Daarnaast worden de persoonsgegevens ook gebruikt bij de uitoefening of uitvoering van de rechten en plichten van de belangenbehartiger die voor jou verantwoordelijk is (bijvoorbeeld een ondernemingsraad) zoals afgeleid uit een wet (bijv. Wet op de ondernemingsraad), een collectieve arbeidsovereenkomst of een vennootschapsovereenkomst.
Gedurende de arbeidsrelatie verzamelen wij (of een door ons aangewezen derde) aanvullende gegevens ten behoeve van de uitvoering van de arbeidsrelatie, zoals voor het goed uitvoeren van de loonadministratie, waaronder bijvoorbeeld het evalueren van je functioneren om zodoende prestatiegebaseerde compensatiecomponenten te bepalen. Voorbeelden van deze persoonsgegevens zijn te vinden in bijlage 2 en de doeleinden van deze gegevensverwerking zijn te vinden in bijlage 1b.
Bij de uitoefening van onze rechten en bij het nakomen van onze verplichtingen op grond van het arbeidsrecht, het belastingrecht, het socialezekerheidsrecht en het maatschappelijk welzijn kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals:
Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens zoals beschreven in bijlage 1 bis of bijlage 2 en, indien van toepassing, aanvullende persoonsgegevens zoals beschreven in bijlage 3 voor de in bijlage 3 genoemde doeleinden. We hebben een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze persoonsgegevens.
Als je ons toestemming verleent om bepaalde persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden te verwerken, verwerken wij deze persoonsgegevens in het kader van deze toestemming. Voordat je toestemming geeft, word je altijd specifiek geinformeerd over de persoonsgegevens die verwerkt worden en je rechten in dit verband.
Als we de gegevens niet van jou direct hebben verkregen, kunnen deze afkomstig zijn van openbaar beschikbare bronnen of van de bronnen die in bijlage 4 zijn vermeld.
Wij bewaren de persoonsgegevens zo lang als dat de arbeidsrelatie duurt, en na beëindiging van de arbeidsrelatie – voor zover nodig – totdat de fiscale en sociale zekerheidsgerelateerde bedrijfsaudit van het laatste kalenderjaar waarin je onze werknemer was definitief is afgerond, of zo lang als er wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn. Als je tijdens je dienstverband recht hebt op bedrijfspensioenuitkeringen, bewaren wij de gegevens die nodig zijn om aan deze verplichting te voldoen, zolang aanspraken op pensioenuitkeringen die volgen uit de arbeidsrelatie kunnen plaatsvinden of zolang een nabestaande aanspraak kan maken op uitkeringen die volgen uit de arbeidsrelatie. In afwijking van het bovenstaande bewaren we persoongegevens die we verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang op grond van paragraaf C zolang als dit gerechtvaardigd belang bestaat en het bewaren ervan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking of voor zolang deze wettelijke bewaartermijnen andere bewaartermijnen voorschrijven.
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan bedrijven in de E.ON Groep (met name gegevensverwerkers) of aan externe dienstverleners. Ze verwerken de persoonsgegevens uitsluitend als onderdeel van hun dienstverlening aan ons en in de hoedanigheid als ‘verwerker’ en alleen als de E.ON groepsbedrijven betrokken moeten worden bij het beheren van je arbeidsrelatie.
Aanvullende gegevens over individuele ontvangers en de bijbehorende doeleinden ten behoeve van de persoonsgegevensuitwisseling zijn te vinden in bijlage 5.
Extra ontvangers van uw gegevens die daar niet worden vermeld, kunnen zijn:
- Instanties die daartoe wettelijk zijn gemachtigd (bv. socialezekerheids maatschappijen, overheidsinstanties, werkgeversaansprakelijkheidsverzekeringsmaatschappijen, politie, openbaar aanklager, rechtbanken).
Essent laat diensten uitvoeren door zorgvuldig geselecteerde en gecontracteerde dienstverleners of hun onderaannemers die jouw persoonsgegevens kunnen doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (derde land). Wanneer persoonsgegevens door ons buiten de EER worden opgeslagen, zullen we zorgen voor een passend beschermingsniveau van de overgedragen gegevens. We vereisen dat serviceproviders en andere dienstverleners passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens te beschermen. Wanneer een dergelijke internationale gegevensoverdracht plaatsvindt van een EER-land naar een ontvanger in een land met een ander gegevensbeschermingsregime, zorgen wij ervoor dat deze internationale gegevensoverdracht geen negatieve invloed heeft op het niveau van bescherming van de persoonsgegevens door extra passende maatregelen te nemen.
Je bent verplicht om bepaalde persoonsgegevens aan ons te verstrekken, bijvoorbeeld omdat het verstrekken van deze gegevens wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het sluiten, of voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst, of een andere overeenkomst waarop je arbeidsrelatie met ons is gebaseerd. Als je ons niet de benodigde persoonsgegevens verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat bepaalde contracten niet kunnen worden gesloten of bestaande contracten moeten worden beëindigd of dat bepaalde diensten niet (meer) kunnen worden geleverd.
De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
Essent N.V., gevestigd aan het Willemsplein 4, 5211 AK te ’s-Hertogenbosch
Je kunt bij de bovenstaande verwerkingsverantwoordelijke inzicht vragen in de persoonsgegevens die wij verwerken van jou, correctie aanvragen op deze persoonsgegevens als ze fouten bevatten of, als de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, verwijdering of het opleggen van beperkingen aanvragen aangaande de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hebt ook het recht op data portabiliteit.
Bovendien kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die wij verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang (zie paragraaf c). Wij zullen de gegevens dan niet langer voor dit doel verwerken, tenzij ons belang bij de verwerking ervan voorrang heeft op jouw (privacy)belangen, of de verwerking dient om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen en/of te verdedigen.
Om de bovengenoemde rechten uit te oefenen, stuur je een bericht naar:
Essent N.V. hrservices@essent.nl
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) voor ons bedrijf is:
Lenneke von Berg, Essent N.V. Lenneke.von.berg@essent.nl
Je kan te allen tijde een klacht richten aan de toezichthoudende instantie, in NL de Autoriteit Persoonsgegevens.